PLANEJAMENTO DE ORÇAMENTO EMPRESARIAL

Planejamento orçamentário é planejar com antecedência, olhar para o futuro e ver quais as necessidades da empresa em relação às despesas, receitas, produção, matéria-prima, vendas, entre outros. É fazer uma previsão e trabalhar para que isso aconteça. Planejamento orçamentário é também conhecido como planejamento financeiro.

A maioria dos orçamentos preocupa-se em antever as receitas e despesas da entidade. Quando se escreve despesas, leia-se todos os custos e despesas. Qualquer orçamento, salvo os orçamentos iniciais de uma entidade (quando meras projeções de um negócio ou atividade futura) baseia-se em dados históricos, fatos ocorridos no passado que permitem um mínimo de previsibilidade. 

Como a contabilidade é o registro histórico das operações econômicas e financeiras, obviamente que é o principal elemento na formação de premissas orçamentárias. 

11.1COMO ELABORAR UM PLANO ORÇAMENTÁRIO

Antes de qualquer coisa precisa-se fazer um alerta para não cometer erros primários, do tipo, um orçamento deve ser elaborado em moeda local, para depois ser convertido em outra moeda, se for o caso. Ainda que o orçamento seja elaborado a partir de um projeto pré-aprovado, com um montante já definido e em moeda diferente da local, todos os valores devem ser orçados em moeda local, para depois serem convertidos.

Outro aspecto muito importante a ser observado é que o orçamento não é elaborado somente contando com os recursos financeiros que serão necessários para a realização do projeto. Sendo assim, é importante quantificar os recursos não financeiros que também serão utilizados, como espaços e equipamentos para utilização durante determinada atividade ou trabalhos que serão realizados por voluntários.
Em terceiro lugar, devem-se mencionar todas as fontes fornecedoras dos recursos que serão necessários para a realização da atividade.

Um planejamento orçamentário elaborado para um período longo deve considerar todas as possíveis situações, como por exemplo, a possibilidade de aumento de preços no percurso. Portanto, é interessante demarcar os momentos em que poderão ocorrer os reajustes no orçamento.

Por fim, e mais importante que todos os itens acima, o planejamento orçamentário deve ser elaborado tomando por base algumas premissas:

a) Que a organização, em seu projeto global, tenha definidas as metas e as estratégias das ações a serem realizadas para atingir seu objetivo;

b) Que a organização tenha claro que orçamento é produto de intensos debates entre o sonho e a realidade, ou seja, ajuste entre o desejável e o possível;

c) Que a organização tenha clareza dos recursos necessários;

d) Que o orçamento de projetos importantes nem sempre é sinônimo de planejamento orçamentário da organização;

e) Que o planejamento orçamentário será o espelho das atividades relacionadas na sua estratégia de ação;

f) Que o planejamento orçamentário é um instrumento útil quando: 

- é elaborado com a mesma intensidade do desejo;

- é aceito como um instrumento de orientação;

- é respeitado em seus limites;

- é revisto periodicamente.

PREVISÃO DE VENDAS

   Para previsão de vendas, se utilizará a contabilidade como indicativo: 

1.      Qual o nível histórico de vendas (valores nominais, em R$)?

2.      Qual a sazonalidade do negócio?

3.      Qual a representatividade dos novos negócios (ou produtos) já concretizados?.

PREVISÃO DE COMPRAS

Uma vez definido o nível de vendas orçado, estima-se o nível de compras necessário para a tal volume de negócios. 

·         Nível de compras 

   Assim como as vendas, as compras sofrerão influências, tais como: 

1. Nível de preços decorrentes dos ajustes de tabela dos fornecedores.

2. Variação de volume, em função de variação de volume de vendas físicas (unidades).

3. Variação de volume, em função de maior/menor estocagem. 

Comecemos pelo ajuste de preços de compras. 

VARIAÇÃO DE PREÇO NAS COMPRAS

 A inflação interna da empresa é diferente da inflação oficial (medida por índices como o IGP-M da Fundação Getúlio Vargas, INPC do IBGE, etc.). Alguns preços podem ser indexados ao câmbio (dólar, euro), pois correspondem a produtos importados ou cotados em bolsa de mercadorias internacionais (como soja). 

Outros preços são decorrentes de contratos com fornecedores, onde se fixa periodicamente o reajuste de acordo com a inflação ou outro indicador.  Então, para se ter uma previsibilidade mínima do valor de compra dos estoques, temos que estimar a “inflação dos produtos” da empresa.

·         Variação do volume 

O próximo passo é ajustar o volume (físico) de compras ao volume (físico) de vendas projetadas.  Deve-se levar em conta, neste cálculo, o lançamento de novos produtos. A engenharia de produção pode estimar, com base na planilha técnica dos produtos a serem lançados, quais as unidades de compras adicionais necessárias.

·         Custos dos produtos e mercadorias vendidas

Uma vez determinado o volume de compras, por dedução, se apurará o custo dos produtos e mercadorias vendidas. 

A fórmula de apuração do CPV ou CMV é: 

CPV ou CMV = Ei + C – Ef 

Onde: 

CPV = Custo dos Produtos Vendidos

CMV = Custo das Mercadorias Vendidas

Ei = Estoques Iniciais

C = Custo das Compras

Ef = Estoques Finais

Nota: nesta terminologia, CPV relaciona-se aos produtos fabricados (atividade industrial), e CMV ás mercadorias adquiridas para revenda (atividade comercial).

CUSTOS E DESPESAS OPERACIONAIS

Na orçamentação de custos e despesas operacionais, a contabilidade terá relevância, pois apresentará os valores históricos, relacionando o nível de operações com os correspondentes desembolsos, tais como: tributos sobre vendas, folha de pagamento, despesas gerais de produção, despesas administrativas e de vendas, despesas financeiras, etc.

A contabilidade, como fornecedora de informações regulares e acumuladas sobre desembolsos relativos a custos e despesas operacionais, será uma grande fonte histórica de dados para a projeção orçamentária de tais despesas.

Com base no valor acumulado anual de tais desembolsos, pode-se prever a dinâmica futura de tais gastos, incluindo: 

1. Os efeitos da variação de preços sobre produtos e serviços consumidos na atividade operacional.

2. As eventuais variações físicas/quantitativas do consumo, relacionadas á expansão ou redução de negócios.

3. Subsídios para despesas novas que serão exigidas em função de novos produtos ou serviços a serem lançados.

VARIAÇÃO DE PREÇOS

A tendência é que os preços, em mercado livre, tenham convergência para os principais índices de inflação. Assim, um orçamento com base histórica na contabilidade precisará estimar tais índices e aplicá-los sobre os valores nominais incorridos no exercício anterior.

·        Variações físicas e quantitativas

A abertura de uma filial, a expansão (ou redução) de negócios e linhas de produtos, a introdução de serviços ou modernização de atividades irão exigir que as projeções orçamentárias incluam tais aspectos em sua base. 

Novamente, a contabilidade tem muito a contribuir com o gestor. Como exemplo, a abertura de uma filial de vendas. 

Se a contabilidade é departa mentalizada (registrando os centros de custos), poderá fornecer bases para se estimar os custos de uma nova filial, com base numa filial já instalada e operacional.

·         Despesas novas

Não somente a expansão dos negócios exigirá despesas novas. Boa parte dos novos custos e despesas empresariais relacionam-se com obrigatoriedade de atendimento de legislação, reestruturação operacional, modernização ou outros itens que não implicam, necessariamente, em novos negócios (receitas). 

Como exemplo, uma empresa que estará sujeita á regulamentação especial relativa á Vigilância Sanitária. 

Se, no ano anterior, deixou de implementar os gastos necessários á adequação da legislação, precisa prever tais desembolsos no orçamento corrente. 

As bases contábeis, neste caso, poderão ser insuficientes para uma correta projeção.  Entretanto, o gestor poderá utilizar-se da contabilidade para determinar quais despesas similares já estão presentes, e como se correlacionarão com as despesas novas.

RECEITAS E DESPESAS FINANCEIRAS

A grande dificuldade dos gestores de empresas é prever, com antecedência, quais os custos financeiros que serão incorridos nas atividades. 

Novamente, a contabilidade tem uma contribuição específica para tais projeções. 

Para um cálculo mais exato do montante total de despesas financeiras (ou, contrariamente, se houver disponibilidades momentâneas de caixa, as respectivas receitas), deve-se projetar o fluxo de caixa, visando identificar necessidades de financiamentos e empréstimos de capital de giro e investimentos fixos (imobilizado). A tais valores, acrescenta-se o resultado dos encargos já contratado.